Administarsi Perkantoran

1. Pengertian Administrasi

Administrasi berasal dari bahasa Latin, yaitu Ad dan Ministrate. Ad berarti intensif dan Ministrate berarti melayani, membantu atau memenuhi. Sedangkan menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), administrasi adalah usaha dan kegiatan yang meliputi penetapan tujuan serta penetapan cara-cara penyelenggaraan pembinaan orgnisasi.

Dalam arti sempit, administrasi adalah kegiatan penyusunan dan pencatatan data/informasi secara sistematis dengan tujuan menyediakan keterangan bagi pihak yang membutuhkan serta memudahkan memperoleh kembali informasi secara keseluruhan dalam hubungan satu sama lain.

Dalam arti luas, administrasi adalah kegiatan kerja sama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih berdasarkan pembagian kerj yang telh ditentukan dlm struktur organisasi dengan mendayagunakan sumber daya yang ada untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien.

2. Unsur-unsur Administrasi

a. Pengorganisasian
Rangkaian perbuatan menyusun suatu kerangka organisasi yang menjadi wadahatau tempat bagi setiap kegiatan dalam usaha kerja sama mencapai tujuan yang telah ditentukan.

b. Manajemen
Rangkaian perbuatan menggerakkan karyawan-karyawan dan menggunakan segenap fasilitas kerja agar tujuan kerja sama yang telah ditetapkan benar-benar tercapai.

c. Tata Hubungan

Rangkaian perbuatan menyampaikan warta atau berita dari satu pihak kepada pihak lain dalam usaha kerja sama.

d. Kepegawaian
Rangkaian perbuatan mengatur dan mengurus tenaga kerja yang diperlukan dalam usaha kerja sama. Contoh pensiun

e. Keuangan

Rangkaian perbuatan mengolah segi-segi pembelanjaan dalam usaha kerja sama.

f. Perbekalan

Rangkaian perbuatan mengadakan, mengatur pemakaian, mendaftar, memelihara sampai memindahkan segenap perlengkapan yang sudah tidak diperlukan dalam usaha kerja sama.

g. Tata Usaha

Rangkaian perbuatan menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam usaha kerja sama.

h. Perwakilan
Rangkaian perbuatan menciptakan hubungan baik dan berusaha memperoleh dukungan dari masyarakat sekitar terhadap usaha kerja sama yang dilakukan.

3. Fungsi Administrasi

a. Fungsi Rutin
Fungsi admistrasi yang membutuhkan pemikiran minimal mencakup pengarsipan dan penggandaan.

b. Fungsi Teknis
Fungsi administrasi yang membutuhkan pendapat, keputusan dan keterampilan perkantoran yang memadai.

c. Fungsi Analisis

Fungsi administrasi yang membutuhkan pemikiran yang kritis dan kreatif disertai kemampuan mengambil keputusan.

d. Fungsi Interpersonal
Fungsi administrasi yang membutuhkan penilaian dan analisis sebagai dasar pengambilan keputusan serta keterampilan yang berhubungan dengan orang lain.

e. Fungsi Manajerial
Fungsi administrasi yang membutuhkan perencanaan, pengorganisasian, pengukuran dan pemotivasian.